Externer Beschwerdeprozess

VIA Outlets ist bestrebt, im Rahmen seines Geschäftsbetriebs ethisch korrekt und nachhaltig zu handeln.

Sollten Sie diesbezüglich dennoch eine Beschwerde (eine Beschwerde über oder Zweifel an einer Entscheidung oder Handlung von VIA Outlets, seinen Angestellten oder Vertreter/innen) haben, können Sie uns dies über folgenden sicheren Kanal mitteilen: [email protected].

Für diese Zwecke liegt immer dann ein Grund für eine Beschwerde vor, wenn eine der folgenden Arten von Fehlverhalten vorliegt:

o Begehen einer Straftat;

o Nichteinhaltung einer rechtlichen/gesetzlichen Verpflichtung;

o Gefährdung der Gesundheit und Sicherheit;

o Schädigung der Umwelt;

o soziales Fehlverhalten (z. B. Rassismus, Sexismus oder jede Art von Diskriminierung);

o Verstoß gegen die in den Richtlinien von VIA Outlets genannten Werte und Grundsätze, einschließlich jener zur Vermeidung von Bestechung und Korruption;

o finanzieller Betrug oder finanzielle Misswirtschaft;

o ein Verhalten, das dem Ruf oder der finanziellen Lage von VIA Outlets schaden könnte, oder unethisches Verhalten;

o das bewusste Verschweigen von Informationen im Zusammenhang mit einem der oben genannten Sachverhalte.

Ihre Beschwerde kann formlos erfolgen; dabei wäre die Angabe möglichst genauer Informationen hilfreich. Jede über diesen Kanal eingereichte Beschwerde wird ernst genommen und von unserer/unserem Compliance Manager/in geprüft. Wir achten auf die vertrauliche Behandlung Ihrer Beschwerde, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (soweit möglich und von Ihnen erwünscht) sowie den Schutz Ihrer Person vor Vergeltungsmaßnahmen oder sonstigen nachteiligen Handlungen.

Dieses Beschwerdeverfahren steht ausschließlich externen Parteien zur Verfügung.

Nach Eingang einer Beschwerde geht VIA Outlets wie folgt vor:

Schritt 1 (Meldung)

Sie können Ihre Beschwerde schriftlich per E-Mail an [email protected] einreichen. Nach Einreichen Ihrer Beschwerde erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung.

Schritt 2 (Bestätigung der Zulässigkeit und Untersuchung)

Ist Ihre Beschwerde zulässig, wird der/die Compliance Manager/in von VIA Outlets Sie darüber informieren und über Ihre Rechte während des gesamten Verfahrens belehren.

Anschließend führt der/die Compliance Manager/in bzw., wenn notwendig, der/die Leiter/in der Rechtsabteilung von VIA Outlets eine interne Untersuchung durch. Sie werden über den Stand der Untersuchung informiert. Der/Die Compliance Manager/in von VIA Outlets bittet Sie eventuell um weitere Informationen und ist (je nach Art der Beschwerde) dazu berechtigt, weitere Nachforschungen bei internen oder externen Parteien anzustellen, sofern dies erforderlich ist.

Bitte beachten Sie, dass dieser Kanal weder für allgemeine bzw. geschäftliche Informationen noch für Beschwerden von Geschäftskunden gedacht ist.Allgemeine bzw. geschäftliche Anfragen, die uns über diesen Kanal erreichen, werden nicht von dem/der Compliance Manager/in von VIA Outlets behandelt, sondern an die jeweils zuständige Abteilung weitergeleitet. Für allgemeine bzw. geschäftliche Anfragen wenden Sie sich bitte an: [email protected].

Schritt 3 (Erstellung eines Berichts)

Nach Abschluss der Untersuchungen werden die Ergebnisse und empfohlenen Maßnahmen von dem/der Compliance Manager/in und dem/der Leiter/in der Rechtsabteilung von VIA Outlets gemeinsam überprüft. Danach wird der Abschlussbericht erstellt.

Sobald der Bericht abgeschlossen ist, werden Sie über das Ergebnis der Untersuchungen informiert. Unter normalen Umständen ist VIA Outlets bemüht, die Untersuchung der Beschwerde innerhalb von 3 Monaten abzuschließen (bei komplexen Sachverhalten kann der Vorgang auch länger dauern).

Wir weisen darauf hin, dass die notwendigen Maßnahmen gegebenenfalls ergriffen und die zuständigen Behörden, sofern dies begründet oder erforderlich ist, informiert werden.

* Für das Versenden einer anonymen E-Mail können Sie ein anonymes E-Mail-Konto bei einem kostenlosen Anbieter erstellen, z. B. bei https://protonmail.com.